7 phút mỗi ngày cho công việc trôi chảy

Không có gì đáng ghét bằng cảm giác tất bật cả ngày để cuối cùng nhận ra bạn chẳng làm được gì nên hồn. Chìa khóa để tăng hiệu quả làm việc chính là luyện kỹ năng quản lý thời gian để tập trung tốt hơn vào những việc quan trọng. Bằng cách dành ra 7 phút để lập kế hoạch trong ngày theo các bước sau đây, bạn sẽ tận dụng được rất nhiều thời gian mà còn tránh bị áp lực, rối bời cả ngày trước danh sách dài những việc phải làm. Cùng bắt đầu nào!

BƯỚC 1: Chọn công cụ lập kế hoạch

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch trong ngày, bạn cần chuẩn bị một công cụ lập kế hoạch tiện sử dụng nhất cho bạn. Mỗi người chúng ta đều có thói quen và sở thích khác nhau. Bạn có thể dùng app trên điện thoại, máy tính, hay giấy bút – miễn sao bạn cảm thấy dễ lấy ra xem và ghi chú. Ngoài sổ tay thông thường thì loại sổ planner kẻ sẵn ô lịch như sổ Planner Nature & Life của SDstationery là vô cùng tiện cho việc hoạch định công việc.

BƯỚC 2: Liệt kê các nhiệm vụ cố định (1 phút)

Các nhiệm vụ cố định gồm giờ làm việc, lịch hẹn, lịch khám, họp mặt, v.v… Trước khi thêm các kế hoạch chi tiết vào, hãy xác định khung thời gian cho những việc mà bạn không thể thay đổi linh hoạt. Nhớ bao gồm cả thời gian di chuyển và thời gian chờ đợi nữa nhé.

BƯỚC 3: Xác định 3 nhiệm vụ quan trọng nhất (1 phút)

Hãy viết ra giấy 3 điều mà bạn muốn hoặc phải hoàn thành trong ngày. Sau đó, ước tính khoảng thời gian cần bỏ ra để thực hiện mỗi mục tiêu. Đừng cố gắng đặt nhiều hơn 3 mục tiêu lớn mỗi ngày, vì một danh sách chồng chất sẽ khiến bạn ngán ngẩm và mất động lực. Nếu có thể, hãy tập trung hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất vào đầu ngày. Như vậy, ngay cả khi bạn ì trệ suốt phần còn lại của ngày thì những việc quan trọng nhất cũng đã xong rồi!

BƯỚC 4: Thêm các hoạt động chăm sóc bản thân (1 phút)

Bạn muốn dành thời gian tập gym, đi cà phê với bạn bè, hay thong thả xem một bộ phim vào cuối ngày? Vậy thì đừng quên nhu cầu chăm sóc bản thân khi lập kế hoạch ngày mới! Hãy bao gồm cả những hoạt động giúp bạn thư giãn và nạp lại năng lượng. Nếu không chăm sóc bản thân đúng mức, công việc của bạn ở những mặt khác của cuộc sống sẽ bị ảnh hưởng theo đấy.

Sau bước này, bạn đã ghi lại tất cả những mục tiêu trong “tầm ngắm” của bạn trong ngày. Bây giờ, bạn cần lên lịch cho các nhiệm vụ trên.

BƯỚC 5: Sắp xếp các việc trên (3 phút)

Xếp các nhiệm vụ cố định vào khung giờ đã hẹn hoặc định sẵn, để xem đâu là những khoảng thời gian bạn có thể sử dụng linh hoạt trong ngày. Các nhiệm vụ quan trọng nhất nên xếp vào đầu ngày, hoặc vào những khoảng thời gian bạn cảm thấy năng động nhất theo nhịp sinh hoạt của mình. Hãy ước tính đủ thời gian cho mỗi nhiệm vụ, bao gồm cả thời gian trừ hao nữa nhé. Cuối cùng, ngoài thời gian chăm sóc bản thân, hãy tính đến thời gian ở bên người thân nữa.

BƯỚC 6: Lấp các khoảng thời gian trống (1 phút)

Nếu bạn để ý mình có 15 phút hoặc 1 tiếng đồng hồ trống giữa các nhiệm vụ, hãy lấp đầy những khoảng thời gian này bằng các việc bạn cần làm cho xong nhưng cứ dời lại hết lần này đến lần khác. Đó là những việc không giúp bạn đạt được mục tiêu lớn, nhưng vẫn cần hoàn thành, như sửa chữa lặt vặt hay dọn dẹp nhà kho chẳng hạn.