9 phương pháp thiết thực giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả

Khi bạn chìm trong task, email dồn dập và áp lực từ sếp, bạn dễ bị choáng ngợp không biết phải làm gì trước, làm gì sau. Tuy nhiên, học cách sắp xếp ưu tiên công việc có thể thay đổi cuộc đời bạn. Hiểu rõ các ưu tiên của mình sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tập trung tốt hơn, cải thiện năng suất, tối ưu thời gian, thậm chí giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi bạn xác định rõ giới hạn ngày làm việc của mình. Nếu bạn gặp khó khăn trong quản lý công việc, một số phương pháp hệ thống mà SDstationery chia sẻ sau đây có thể giúp bạn.

1. Lập một danh sách lớn sau đó chia nhỏ thành các mục tiêu hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày

Thật khó để sắp xếp công việc nếu bạn cứ để chúng lởn vởn trong đầu. Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng cách viết mọi việc cần làm vào một Danh sách lớn. Hãy trút hết TẤT CẢ những việc cần sự chú ý của bạn mà bạn có thể nghĩ ra vào danh sách. Đó có thể là các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày, các dự án phải xong trong tuần hay trong tháng, và cả những mục tiêu lâu dài để phát triển bản thân. Sau đó chia chúng thành các danh sách trong tháng, trong tuần và trong ngày. Hãy cập nhật danh sách mỗi ngày dựa trên danh sách tuần, mỗi tuần dựa trên danh sách tháng, và mỗi tháng dựa trên Danh sách lớn. Bằng cách này, các ưu tiên hàng ngày của bạn sẽ luôn phục vụ cho mục tiêu lớn, và bạn luôn làm những việc có ý nghĩa chứ không chỉ những việc gấp.

2. Đánh giá dựa trên độ quan trọng và độ cấp bách theo Ma trận Eisenhower

Bạn có thể dùng Ma trận Eisenhower để quyết định cách xử lý nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách của chúng. Ma trận này là một sơ đồ gồm 4 góc phần tư đơn giản, giúp bạn tách các nhiệm vụ "cấp bách" khỏi các nhiệm vụ "quan trọng". Nhiệm vụ cấp bách là những thứ bạn cảm thấy cần phải phản ứng ngay, chẳng hạn như email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn hoặc tin tức. Còn những nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ đóng góp vào sứ mệnh, giá trị và mục tiêu lâu dài của bạn. Hãy sắp xếp các nhiệm vụ của bạn vào góc phần tư tương ứng.

• Cấp bách và quan trọng: Thực hiện những công việc này càng sớm càng tốt
• Quan trọng nhưng không cấp bách: Quyết định khi nào bạn sẽ làm những việc này và lên lịch
• Cấp bách nhưng không quan trọng: Giao những công việc này cho người khác
• Không cấp bách cũng không quan trọng: Bỏ những việc này ra khỏi lịch trình trong ngày của bạn.

3. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên với Phương pháp Ivy Lee

Đôi khi, mặc dù đã cố gắng sắp xếp nhưng danh sách các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng của bạn vẫn còn quá dài. Khi đó bạn có thể dùng Phương pháp Ivy Lee để quyết định tầm quan trọng thật sự của chúng.

Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày của mình theo một số quy tắc đơn giản:

• Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần làm trong ngày mai. Đừng viết ra nhiều hơn 6 nhiệm vụ.
• Xếp thứ tự 6 mục đó theo thứ tự tầm quan trọng thực sự của chúng.
• Sáng hôm sau, hãy chỉ tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên. Hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên này trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
• Thực hiện tương tự với các mục còn lại. Cuối ngày, hãy chuyển bất kỳ mục nào chưa hoàn thành sang danh sách mới gồm 6 nhiệm vụ cho ngày hôm sau.
• Lặp lại quá trình này mỗi ngày làm việc.

Việc chỉ đặt ra 6 nhiệm vụ (hoặc ít hơn) mỗi ngày giúp tạo ra một giới hạn để bạn tập trung tốt hơn vào hoàn thành một việc duy nhất trước khi chuyển sang việc tiếp theo, và cứ như thế đến hết danh sách. 

4. Phân chia các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên tương đương nhau bằng Phương pháp ABCDE

Vậy làm thế nào bạn biết được “tầm quan trọng thực sự” của một nhiệm vụ? Đây là lúc Phương pháp ABCDE của Brian Tracy phát huy hiệu quả:

• Hãy xem qua danh sách của bạn và “cho điểm” mỗi nhiệm vụ theo chữ cái từ A đến E với A là ưu tiên cao nhất.
• Trong số các nhiệm vụ có điểm A, hãy đánh số mỗi việc theo thứ tự mà bạn sẽ làm nó
• Lặp lại cho đến khi tất cả các nhiệm vụ đều được đánh dấu bằng chữ cái và số

Bằng cách đặt cho mỗi nhiệm vụ nhiều lớp ưu tiên như thế này, tầm quan trọng thực sự của chúng đột nhiên trở nên rõ ràng hơn nhiều phải không?

5. “Nuốt” cho xong công việc quan trọng nhất trước tiên để tạo động lực cho cả ngày

Cách bạn bắt đầu một ngày mới sẽ “tạo mood” cho cả ngày. Và thông thường, việc xử lý xong một nhiệm vụ “khó nuốt” nhưng quan trọng ngay từ đầu sẽ mang lại cho bạn động lực, cảm hứng và năng lượng để tiếp tục tiến lên.  Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia khuyên bạn nên bắt tay vào nhiệm vụ quan trọng nhất ngay lập tức mỗi ngày. Hãy đưa những nhiệm vụ “khó nuốt” này lên đầu danh sách. Điều này không chỉ giúp bạn giải quyết xong việc mà còn thúc đẩy bạn tiếp tục chinh phục các nhiệm vụ còn lại. 

6. Cắt bỏ các mục tiêu “có vẻ quan trọng” với chiến lược 2 danh sách của Warren Buffett

Năng suất và hiệu quả mỗi ngày của bạn sẽ chẳng thành vấn đề nếu bạn đi sai mục tiêu. Đó là lý do tại sao bạn nên định kỳ đánh giá lại các mục tiêu dài hạn và ưu tiên của mình để đảm bảo rằng bạn vẫn đang đi đúng hướng. Dưới đây là một phương pháp tuyệt vời để thực hiện điều này từ tỷ phú Warren Buffett.

• Bước đầu tiên là viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của bạn. Đó có thể là mục tiêu cuộc sống, nghề nghiệp, học tập hay bất cứ việc gì khác mà bạn muốn dành thời gian làm.
• Bây giờ, hãy khoanh tròn năm mục tiêu hàng đầu của bạn trong danh sách đó.
• Cuối cùng, bất kỳ mục tiêu nào bạn không khoanh tròn đều nằm trong danh sách "tránh bằng mọi giá".

Thay vì xen kẽ thực hiện các mục tiêu nhỏ này khi có thời gian, bạn nên chủ động tránh chúng. Đây là những nhiệm vụ có vẻ đủ quan trọng để đáng được quan tâm, nhưng trên thực tế, lại không hướng bạn đến những ưu tiên lâu dài của mình. 

7. Đừng biết lỡ dại mà vẫn cố (linh hoạt thay đổi ưu tiên khi cần)

Một điều quan trọng bạn cần nhớ là phải linh hoạt. Đôi khi, bạn muốn ưu tiên một nhiệm vụ, nhưng có những thay đổi đột xuất khiến bạn phải sắp xếp lại. Những lúc này, bạn khó tránh bực bội, nhưng đừng mất tỉnh táo vì điều này.
Con người dễ mắc phải bẫy tâm lý khiến chúng ta cảm thấy phải cố hoàn thành một việc gì đó chỉ vì chúng ta đã bỏ thời gian và công sức vào. Nhưng thực tế là, khi bạn đã mất thời gian cho một việc, bạn không bao giờ lấy lại được. Và mọi khoảng thời gian dành ra để tiếp tục làm một việc sai thứ tự ưu tiên đều là lãng phí. Đôi khi nỗ lực chuyển sang một con thuyền mới còn xứng đáng hơn cố gắng sửa chữa một lỗ thủng. 

8. Dùng các chiến lược giúp tiết kiệm thời gian cho tương lai

Sắp xếp thứ tự ưu tiên không chỉ giúp bạn giải quyết các nhiệm vụ, mà còn là vấn đề tiết kiệm gian. Làm đúng các việc cần ưu tiên có thể mang lại cho bạn nhiều thời gian hơn trong tương lai hoặc lấy đi của bạn. Vì vậy, hãy chú ý xem các lựa chọn tác động như thế nào đến lịch trình tương lai của bạn. Các chiến lược đã nêu ở trên giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nhưng môi trường làm việc và thói quen của bạn cũng vậy. Bằng cách ưu tiên những thói quen phù hợp và tạo ra một môi trường làm việc không bị phân tâm, bạn sẽ có thêm thời gian cho mình trong tương lai.

9. Làm việc quan trọng nhất vào thời điểm năng suất nhất

Cuối cùng, bạn có thể tăng năng suất bằng cách kết hợp thời gian thích hợp với nhiệm vụ thích hợp. Mức năng lượng và khả năng tập trung của mỗi người đều có những nhịp lên xuống trong ngày. Nói cách khác, có những thời điểm nhất định trong ngày mà bạn tự nhiên làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn có thể xác định được thời điểm làm việc hiệu quả nhất của mình, sau đó xếp lịch cho các ưu tiên cao nhất vào khung thời gian đó, bạn sẽ có một ngày hiệu quả nhất có thể.
 

Theo: https://rescuetime.wpengine.com/how-to-prioritize/